Интервью с руководителем отдела закупок «Йоко Компани»

Редакция ФИ: «Эльвина, как Вы попали в компанию YOKO, как проходил Ваш карьерный рост?»

Эльвина: «Cлучайно попала, на самом деле. Знакомая попросила выйти в магазин на замену (подработку) продавцом-кассиром. Проработав в магазине два месяца, я приняла предложение перейти в офис. Пришла на собеседование, все понравилось. Осталась:)».

Редакция ФИ: «В каком состоянии на тот момент был отдел закупок, как расширился отдел, что изменилось с тех пор?»

Эльвина: «Я попала на переходный период. Это был 2021 год, этап расширения отдела, переход на новый уровень, когда мы сталкивались с различными сложностями и понимали, что каждая сложность — это инструмент для роста и показатель того, что мы уже намного выросли (раз старые методы не работают).

С 2021 по 2024 год штат, безусловно, вырос. Появились новые должности в компании, новые направления внутри отдела закупок. Например, в 2023 в нашем департаменте появилось направление — мерчендайзинг. Далее, мы выделили как отдельные направления «СТМ» и «Китай». Также мы расширили штат по направлению логистики.

В общем отдел закупок увеличили до 13 человек, поэтому и переехали недавно в новый офис. Выделили основные категории товаров, формирующие прибыль магазинов, сделали на них упор. И мы все еще не идеальны, продолжаем работать над тем, чтобы становится лучше.

Произошли улучшения в плане программ, инструментов, которые мы используем для аналитики и формирования заказов. Увеличилось количество поставщиков, и улучшились условия сотрудничества с ними. Сейчас крупные поставщики сами выходят на нас и предлагают нам сотрудничество — это показатель того, какую они видят в нас перспективу».

Редакция ФИ: «Эльвина, как часто формируются заказы для отдельного магазина YOKO?»

Эльвина: «После открытия нового магазина, по итогам первой недели, мы смотрим выручки, анализируем категории товаров, которые продавались лучше всего и принимаем решение —формировать заказы сейчас, либо анализировать еще одну неделю и тогда делаем заказы через 2 недели.

Безусловно, в каждый магазин закладывается логистическое плечо еще на открытие, поэтому, пока идет аналитика, магазин без товара не останется точно».

Редакция ФИ: «Насколько гибкая ассортиментная матрица? Учитывается ли специфика региона и конкретного магазина?»

Эльвина: «На открытие у нас единая ассортиментная матрица, учитывающая торговую площадь,специфику региона, специфику ТЦ и специфику магазинов, находящихся рядом в ТЦ.

Далее, по итогам аналитики, идет расширение топовой категории путем увеличения количества новинок в ней.

В общем, по всем магазинам сети, у нас три топ категории: это еда, игрушки, косметика. В зависимости от магазина, эти 3 категории занимают разное место в каждом отдельно взятом магазине. Таким образом, если в новом магазине косметика идет с сильным отрывом от еды и игрушек, тогда мы добавляем больше SKU в косметике и увеличиваем кол-во полок, выделенных под эту категорию. Если же все 3 категории находятся на одном уровне, что тоже не редкость, тогда работаем одинаково с 3 категориями».

Редакция ФИ: «В каком моменте Ваш партнер-франчайзи узнает окончательную стоимость доставки? Каким количеством партий идет первый товарный запас на открытие?»

Эльвина: «Предварительная стоимость может быть рассчитана с учетом средних габаритов на открытие магазина. Окончательная стоимость будет известна лишь после полной сборки товара и отправки заявок в различные транспортные компании. Наш логист подбирает наиболее выгодные ТК для франчайзи и направляет ему несколько предложений на выбор. Далее, как правило, франчайзи выбирает 1 ТК, и все последующие отправки осуществляются через данную компанию.

Товар на открытие идет единоразово — собирается на нашем складе и отгружается вместе с мебелью и всеми расходниками. Сделано это для того, чтобы в момент открытия весь груз и мебель были уже в магазине».

Редакция ФИ: «Эльвина, в какой мере в практике франчайзи влияет на формирование ассортимента и поставки?»

Эльвина: «Отдел закупок формирует заказы на основе аналитики продаж, которую видит в отчете, а магазин уже присылает обратную связь о товарах, категориях, которые пользуются спросом. Также, мы получаем информацию от управляющего магазином о том, чем покупатели интересуются в магазине или социальных сетях. Посмотрев аналитику продаж и получив обратную связь от магазина, мы объединяем эти данные и формируем заказы».

Редакция ФИ: «Какие у Вас есть чаты общения с франчайзи в процессе работы после открытия? Проводятся ли управляющей компанией YOKO какие-то семинары? Как часто идет общение с представителями конкретного магазина?»

Эльвина: «Есть информационный Telegram канал. Также, у каждого магазина есть свой чат, в котором присутствует руководство «Йоко Компани», отдел закупок, а также собственник и персонал магазина — все вопросы партнеры задают в этом чате. Менеджеры отдела закупок направляют в чат каждого магазина информацию о новинках, об изменении цен на какие-либо позиции и другую важную информацию.

Раз в месяц у нас проходит вебинар, на котором присутствуют владельцы и управляющие всех магазинов сети. Темы всегда разные: мы можем говорить как о новинках сети, новинках СТМ, так и об аналитике продаж, динамике роста, подведении итогов определенных периодов, о правилах продаж, выкладки и оформления зала в преддверии праздников и т.д.

Общение идет по мере поступления вопросов, а также в меру активности управляющего магазином».

Редакция ФИ: «Хватает ли общения партнерам? У вас большая загруженность, какой максимальный срок решения вопроса в чате, ответа на звонок, если вопрос нестандартный?»

Эльвина: «Если мы говорим о сроках ответа — он поступает в течение 2 часов в чате. Но, если мы говорим о решении каких-либо нестандартных проблем — тут все индивидуально и зависит от характера вопроса.

Количество магазинов большое, но наших сил хватает, чтобы уделять время каждому. Как только мы поймем, что персонала не хватает, мы увеличим наш штат. Так и происходило на протяжении нескольких лет: штат рос по мере роста количества магазинов сети для сохранения индивидуального подхода к каждому магазину».

Редакция ФИ: «Эльвина, какие сложности в смене коллектива после первичного обучения открывающим менеджером?»

Эльвина: «Сложностей не возникает, потому что помимо обучения персонала открывающим менеджером, мы высылаем инструкции — видео и текстовые. И само обучение довольно простое».

Редакция ФИ: «Как осуществляется тех. поддержка по ПО, решается ли все быстро?»

Эльвина: «Тех. обслуживание 1С предоставляет компания на аутсорсинге (ее услуги оплачиваются каждым магазином ежемесячно), которая на связи 24/7. Компания полностью помогает в настройке кассы, оборудования. Часто, при возникновении вопросов, магазины обращаются в чат с нами, и мы отвечаем и даем инструкции сами».

Редакция ФИ: «Сразу после открытия кто на связи с партнером-франчайзи, как происходит его введение в проект?»

Эльвина: «На данный момент мы пришли к тому, что на связи с партнерами после подписания договора нахожусь я. Я звоню, знакомлюсь с франчайзи, рассказываю о процессе запуска, и далее я в доступе. Если владелец почувствовал, что не знает, что делать дальше в каком-то моменте — он всегда может написать, позвонить мне, и мы обсуждаем дальнейший план действий».

Редакция ФИ: «Эльвина, какая на ближайшее будущее Ваша цель, как руководителя отдела закупок?»

Эльвина: «Основной нашей задачей остается развитие ассортимента. Мы активно продолжаем рассматривать новых поставщиков в России и в Китае, а также, как говорили уже, развиваем активно СТМ.

Сейчас все крупные ритейлеры стремятся занять топовые ниши товарами СТМ. Наша цель также — занять за год все топовые ниши собственными товарами, составить пул категорий, к которым мы стремимся. СТМ — очень выгоден для сети YOKO. Из главных плюсов — узнаваемость, уникальность, творческая свобода, а как следствие — увеличение выручки, снижение издержек, так как появляется независимость от брендов производителей и поставщиков. СТМ — это лицо сети. Сеть сама следит за качеством своих товаров, давая лучшее покупателю».

Подробнее о франшизе магазина фиксированных цен YOKO можно узнать тут или, отправив запрос представителю компании через форму обратной связи ниже.